客戶資料卡是銷售經理了解市場、進行客戶管理的重要工具之一。通過客戶資料卡，銷售經理可以連續地了解客戶實情，從中看到客戶的銷售動態，據此銷售經理就可以對市場實態作出判斷，并采取相應的行動。
一、客戶情報的搜集
要巧妙地突破口常的商戰，為公司帶來輝煌的成績，必須首先從分析敵我雙方的情形開始。市場是復雜而不易捉摸的人群所組成的，要了解顧客，就必須從顧客的日常行為、特征和心理傾向著手。
在開始作戰之前，對于現狀究竟如何，應加以切實掌握。在不了解情況下，亂發命令，提出“提高銷售額”、“提高毛利”、“堅守市場陣地”等口號，要人家這樣干，那樣賣力，想憑此坐收效果，增加銷售。那絕對是徒勞的。
二、客戶資料卡的制作
搜集了客戶資料后，應該制作客戶資料卡。有些人喜歡以工作太忙為借口，不肯制作客戶資料卡，制作客戶資料卡表面上看起來很花時間，但它能帶來很大的功效。沒有客戶資料卡的話，你在訂立時間計劃，決定訪問路線、寄送廣告信函的時候要浪費更多的時間，更重要的是，你能在客戶資料卡上把客戶的熱心程度分等級，這樣，在你制訂銷售戰略與銷售政策時對客戶情況一目了然，所節省的不僅僅是時間，而且還可節省大量的人力與財力。
有一位日本商社的職員S先生，到當年西德一家機械工廠去訪問時，其總務科長是一位年輕的西德人，這位總務科長不僅熱情而鄭重地招待S先生，而且對S先生的家庭、興趣、愛好、出生年月日、所屬的社會團體、所信仰的宗教等，都很了解，S先生對他的敬業精神大為感動，盡力促成他的商社繼續購買這家公司的機械，從此以后數十年的時間里，雙方保持著密切的交易關系。為什么會有這樣的結果呢？這就是西德這位年輕的總務科長把客戶資料做了很好的整理、分類，并加以運用的結果。
在制作客戶資料卡時，將其周圍鉆上小孔，利用這些小孔，可做地區分類、企業規模分類、行業分類、營業規模分類、信用額度分類等。通過這些各式各樣的分類，按不同的用途來排列，可以使銷售政策的制訂做得更好。
三、客戶資料卡的用途
有孔式客戶資料卡制成后，就可以在下列很多情況下使用：
①寄發廣告信函時。
②訂立收付款計劃時。由于各公司的收款、付款日期都不一樣，利用資料卡可以安排收款、付款的順序與計劃。
③訂立時間計劃時。有了資料卡，可以訂立較節省時間、有效率的、具體的訪問計劃。
④對信用度分類時。根據客戶資料卡，對信用度低的顧客縮小交易額，對信用度高的顧客增大交易額。這樣可以用來決定具體的銷售政策。
⑤決定傭金折扣時。
⑥別現有顧客與潛在顧客。
⑦其他。
客戶資料卡可在許多情況下使用，這樣能使你的銷售活動效率更高，成就更大。
